Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:

2. Welche Daten wir erheben

Wir erheben und verarbeiten folgende personenbezogene Daten:

• Accountdaten: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (verschlüsselt/gehasht)
• Profildaten: Telefonnummer (optional), Firmenname (optional), Rolle (Vermieter/Firma)
• Buchungsdaten: Buchungszeitraum, Anzahl Personen, gebuchte Unterkunft, Buchungsstatus
• Zahlungsdaten: Werden ausschließlich von unserem Zahlungsdienstleister Stripe verarbeitet. WerkStay speichert keine Kartendaten.
• Technische Daten: IP-Adresse (anonymisiert nach 30 Tagen), Browser-Typ, Zugriffszeiten (Server-Logs)
• Kommunikationsdaten: E-Mails und Nachrichten, die Sie an uns senden
• Kontakt- und Lead-Daten: Segment (Firma/Vermieter), Name, E-Mail, Telefon (optional), Firma/Betrieb, Rolle, Region/Standort, Teamgröße bzw. Betten/Einheiten, Dringlichkeit, Häufigkeit, größtes Problem/Ziel, Unterkunftstyp, Verfügbarkeit, Nachricht, Marketing-Einwilligung sowie Quelle, UTM-Kampagnendaten, Referrer, User-Agent und gehashte IP-Adresse.

3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf Basis folgender Rechtsgrundlagen gemäß Art. 6 DSGVO:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen: Zur Bereitstellung unserer Vermittlungsdienstleistungen, Abwicklung von Buchungen und Zahlungen sowie zur Bearbeitung von Anfragen und Pilotzugängen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung: Für optionale Kommunikation wie Newsletter (sofern zugestimmt).
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Rechtliche Verpflichtung: Aufbewahrung von Buchungs- und Rechnungsdaten für gesetzlich vorgeschriebene Zeiträume (7–10 Jahre).
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Berechtigte Interessen: Zur Betrugsprävention, Sicherheit der Plattform und Verbesserung unserer Dienste.

4. Empfänger und Drittdienstleister

Wir geben Ihre Daten nur weiter, soweit dies zur Leistungserbringung notwendig ist:

5. Social-Media-Auftritte

WerkStay betreibt offizielle Auftritte auf Facebook und Instagram sowie auf LinkedIn. Wenn Sie diese Seiten besuchen, dort reagieren oder uns eine Nachricht senden, verarbeiten die jeweiligen Plattformanbieter und wir personenbezogene Daten. Dazu können Profilname, öffentlich sichtbare Profilinformationen, Reaktionen, Kommentare, Nachrichten und technische Nutzungsdaten gehören.

Wir nutzen diese Daten, um Anfragen zu beantworten, unseren Auftritt zu betreiben und Reichweite sowie Nutzung in zusammengefasster Form auszuwerten. Rechtsgrundlage ist je nach Vorgang Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO; eine Einwilligung gilt, soweit die Plattform sie für optionale Verarbeitung einholt. Plattformanbieter können Daten außerhalb der EU verarbeiten. Ihre Rechte können Sie sowohl gegenüber uns als auch gegenüber dem jeweiligen Anbieter geltend machen.

6. Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist:

• Account-Daten: Bis zur Löschung des Accounts
• Buchungsdaten / Rechnungsdaten: 10 Jahre (gesetzliche Aufbewahrungspflicht)
• Server-Logs / IP-Adressen: 30 Tage, danach Anonymisierung
• E-Mail-Kommunikation: 3 Jahre
• Kontakt- und Lead-Daten: für die Dauer der Kontaktbearbeitung; bei Marketing-Einwilligung bis zum Widerruf, soweit keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen.

7. Cookies

Wir verwenden technisch notwendige Cookies und lokale Einstellungen für Betrieb, Sicherheit und Sitzungsverwaltung (z. B. Authentifizierungs-Cookie via NextAuth.js). Diese sind für die Plattform erforderlich.

Optionale Produktanalyse mit PostHog EU wird nur nach Ihrer Einwilligung aktiviert. Sie dient dazu, zu verstehen, welche Seiten, Klicks und Formulare funktionieren. Ohne Einwilligung werden keine PostHog-Ereignisse ausgelöst.

8. Ihre Rechte nach der DSGVO

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie können jederzeit Auskunft über Ihre gespeicherten Daten anfordern.
• Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.
• Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Einschränkungsrecht (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können Ihre Daten in einem maschinenlesbaren Format anfordern.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen, wenn diese auf berechtigten Interessen basiert.
• Beschwerderecht: Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzbehörde zu beschweren. In Österreich ist dies die Datenschutzbehörde (DSB).

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: [email protected]

9. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten zu schützen: Verschlüsselte Übertragung via HTTPS/TLS, verschlüsselte Passwort-Speicherung (bcrypt), Zugangsbeschränkungen zur Datenbank sowie regelmäßige Sicherheits-Updates.